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长沙市重特大事件档案工作细则(试行)

第一章总则

第一条为了加强重特大事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《湖南省档案管理条例》等相关法

律、法规，结合我市实际，制定本细则。

第二条重特大事件档案是指应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发事件所形成的对国家和社会具

有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案主管部门负责重特大事件档案工作的统筹协调、制度建设、业务指导，并按照法定职权和程序对重特大事件

档案管理工作进行监督检查。

第四条重特大事件应对管理议事协调机制应将档案部门作为成员单位。重特大事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构(以下统称责任部门)负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向同级档案馆移交。

第五条档案馆负责重特大事件档案接收征集、集中保管、编研开发并提供利用。档案馆可以根据需要，提前介入重特大事

件档案工作，委派专业人员指导，协助相关单位做好文件材料的收集、整理、归档工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重特大事件档案。

第二章档案形成与收集

第六条责任部门应当制定重特大事件档案工作方案，明确档案工作负责部门和人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料。采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

第七条责任部门应当将重特大事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

(一)领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

(二)照片、录音、录像；

(三)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

(四)印章、证件等实物档案；

(五)其他具有保存利用价值的文件材料。

第八条责任部门应当将重特大事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审查同意后施行。

第三章档案整理与归档

第九条重特大事件档案按照下列要求确定全宗设置：

(一)责任部门为一个单位的，形成的档案纳入本单位档案全宗进行管理；

(二)责任部门分为主办单位、协办单位的，形成的档案纳入主办单位档案全宗进行管理。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的档案纳入承担活动主要工作的单位全宗进行管理或者协商确定；

(三)责任部门为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的档案分别纳入各单位全宗进行管理；

(四)责任部门为临时机构的，形成的档案纳入新设全宗或临时机构的主管单位全宗进行管理。档案全宗设置产生争议的，由相关单位提交档案主管部门予以处理。

第十条重特大事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，档案门类划分、分类方法与全宗内档案保持一致。确有必要的，可以设立专题进行管理。重特大事件档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

第十一条责任部门应当按照以下要求对重特大事件文件材料进行组件(卷)、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按

要求及时归档。

    (一)整理标准

文书档案按照《归档文件整理规则》(DA/T   22)整理。

照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50) 整理。

录音录像档案按照《录音录像档案管理规范》  (DA/T      78)整理。

实物档案按照《印章档案整理规则》(DA/T   40) 整理。

(二)数码照片档案收集归档要求

数码照片档案包括预防与应急准备、检测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建等各环节形成的重要照片。

1、照片应主题鲜明、图像清晰、画面完整；

2、对反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档；

3、照片严禁修改，归档统一采用JPEG格式；

4、照片信息应包括题名、时间、地点、人物、事由、摄影者。

(三)录音录像档案收集归档要求

录音录像档案包括预防与应急准备、检测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建等各环节形成的有价值的音频、视频资料。

1、录音录像应真实完整，不得修改剪切；

2、录音录像说明信息应包括题名、时间、地点、人物、事由、拍摄者等；

3、录音文件一般采用MP3或 WAV格式，录像文件一般采用MPEG   格式。

(四)实物档案收集归档要求

实物档案包括预防与应急准备、检测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建等各环节有保存价值的实物。

1、实物应保持整洁、无破损；

2、实物说明信息应包括题名、内容、背景、时间、形成单位等；

3、实物档案应同时拍成照片，存入照片档案中。

第四章档案移交与保管

第十二条责任部门应当在重特大事件应对工作结束6个月内，向同级档案主管部门报告档案工作方案落实情况。例行性、周期性会议通过年度报告说明有关情况的，可以不再专门做出书面说明。

第十三条责任部门应当按照国家和省有关规定向同级有关档案馆移交重特大事件档案，经档案馆同意，可以提前将档案交档案馆保管。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向有关主管单位或同级有关档案馆移交档案。责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具到期开放意见、和记AG信息公开情况、密级变更情况等。

第十四条档案馆和责任部门应当按照国家有关规定配置适宜重特大事件档案保存的库房和必要的设施、设备，确保重特大

事件档案的安全；采用先进技术，实现重特大事件档案管理的现代化。

第五章档案利用与开发

第十五条档案馆和责任部门应当通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，为重特大事件档案利用创造条件。档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，为档案利用提供便利。

第十六条档案馆应当积极推进重特大事件档案利用工作，按照国家规定向单位或个人提供重特大事件档案利用。责任部门利用已移交重特大事件档案的，档案馆应当予以优先保证。责任 部门保管的重特大事件档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。档案馆、责任部门档案室要建立重特大事件档案服务快速响应机制和绿色通道，主动研判档案利用需求，简化优化档案利用流程，优质高效做好查档服务，及时精准提供相关档案资料。

第十七条档案馆开展重特大事件档案专题数据库建设，责任部门应当配合。责任部门档案以专题方式进行管理且具备建设

条件的，应当开展本系统或本单位档案专题数据库建设。档案主管部门科学规划专题数据库建设工作，推动档案馆和责任部门档案专题数据库共建共享共用。

第十八条档案馆和责任部门应当加大对重特大事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重特大事件应对提供决策参考。